משולחנו של שביט - מה עלול לקרות כשבודק אחד מחזיק בכל הידע?

הפעם אני רוצה לדבר על מה שקורה במצבים שונים בהם אנחנו מגיעים למקום עבודה חדש כבודקים וגם בשלל תפקידים אחרים ועם הזמן מגלים שעובד איתנו מישהו שהוא אוטוריטה מסוימת לתפקיד מאוד נישתי והוא גם היחיד שמכיר דברים מסוימים במערכת ומתפעל כמעט לבד בעצמו מערכות מסוימות.
ממש כמו ה.."forward לשרגא" שאנחנו מכירים מ - "רמזור".

1)       אבל אז אנחנו כפי שאתם מבינים בעצמכם, צפויים לבעיות שונות ומשונות..

אותו בודק יחזיק בכל הידע בעצמו וידע לתפעל מערכות שונות בכמה דרכים ובאופן בלעדי.
מצב זה לא בריא בכלל באף ארגון אבל הרבה פעמים קורה מתחת לאף של מנהלים שונים.

2)       כשתהיה בעיה בין אם זה יקרה באוטומציה שנכשלת או נשברת וצריך לתפעל מערכות שונות, או בין אם צריך לתפעל מערכות אחרות כדי להזיז חלקים אחרים קדימה – אף אחד אחר לא ידע לעשות את זה אם למשל איש הצוות בחופשה, במחלה או יותר גרוע.. אוטוטו עוזב אותנו.

3)       יותר גרוע מהכל – אותו הבודק מבין שהתפקיד שלו ייחודי למעשה ואז הוא ינסה בחלק מהמקרים להימנע מלחשוף בודקים אחרים לאותם מערכות ובאותה רמת ידע שהוא מכיר כדי לשמור את הידע והיכולות לעצמו מתוך אולי איזשהו חשש שבאיזשהו שלב לא יכירו בו כסמכות מקצועית לאותה פונקציה ספציפית.

ואז למעשה אנחנו, כבודקים בצוות או יותר מזה – כמנהלים - צריכים לשים לב לדברים האלו. צריכים לשים לב שהידע והיכולות מאוזנים ועוברים בין כל חברי הצוות ולא רק X יודע לעשות את זה. ו-Y יודע את זה. אלא כולם עושים הכל. כולם יודעים הכל.

כמובן שצריך לזכור שבמקרים מסוימים כשיש כמה וכמה אנשי צוות שבהם כל אחד מגיע עם מומחיות מסוימת ואז הדינמיקה תעבוד בצורה כזאת שכל בודק מתעסק זמן רב יותר במשימות או בכלים שהוא חזק יותר בהם ועם זאת אסור שנהיה תלויים, כלומר מצב שבו אנחנו לגמרי Clue-less ולא מבינים דבר ובודקים אחרים הם הבלעדיים להפעיל/להטריג ולנהל.

אחת מהיוזמות היותר טובות שאפשר לעשות במקרה כזה הוא להביא לידיעת מנהל הצוות את הדברים אם הוא לא ראה זאת בעצמו ואז יהיה ניתן לקיים Knowledge share שזה למעשה. שיחת שיתוף ידע בלייב עם כל חברי הצוות וכך אותה אוטוריטה לא יוכל יותר לשמור את הידע של אותו מוצר או נושא לעצמו בין אם הוא עושה זאת במקרה או בכוונה.

פגישה שכזאת  תאלץ אותו לשתף בעל כורחו את הידע שהוא מחזיק עם שאר חברי הצוות ועצם השיתוף והפגישה יניבו הרבה שאלות בחזרה בכל נושא.

חשוב להבין כי במידע ופגישה זו לא תתקיים בזמן ויהיה צורך להמתין ל-Knowledge transfer כשאותה אוטוריטה מחליט לעזוב את הארגון ואז זה יקרה בד"כ בדקה ה-90, יתעוררו בעיות יותר קשות לצוות שנשאר.

זכרו – "שחקנים בודדים יכולים לזכות בנקודות – אבל רק קבוצה שלמה זוכה במשחק."

אני מאחל לכם המשך שבוע נעים שקט ורגוע ושלעולם לא תצעדו לבד/